Nov odlok določa, da lahko pristojni organ od danes zavrne osebno oddane vloge (na vložišču), ki bi jih lahko sicer stranke poslale po navadni ali elektronski pošti. Čeprav vložišče v Mestni občini Koper še naprej posluje po običajnem urniku, v koprski občinski upravi stranke pozivajo, naj vloge pošiljajo po pošti na naslov Mestna občina Koper, Verdijeva ulica 10, 6000 Koper ali po elektronski pošti na naslov obcina@koper.si in tako pripomorejo k zaščiti sebe in zaposlenih v občinski upravi.
To velja za vse vloge in druge pisne zahtevke, z izjemo vlog za izdajo oziroma podaljšanje dovolilnic za parkiranje v mestnem jedru Kopra, ki jih morajo imetniki prevzeti osebno. Ob tem naj upoštevajo, da je vstop v prostore občinske uprave dovoljen samo eni osebi naenkrat, druge morajo počakati pred vhodom na Verdijevi ulici in pri tem spoštovati varnostno razdaljo najmanj dva metra. Obiskovalci si morajo ob vstopu v stavbo razkužiti roke, ves čas zadrževanja v njej pa poleg upoštevanja razdalje nositi tudi zaščitno masko.
Zmanjšanje števila osebnih stikov med uradnimi osebami in strankami je pomembno za preprečitev nadaljnjega širjenja okužbe z boleznijo COVID-19 med populacijo, zato Mestna občina Koper tudi sicer večji del poslovanja opravlja po pošti, elektronski pošti ali po telefonu. Občanke in občani ter drugi uporabniki lahko v času uradnih ur pokličejo na telefonsko številko 05 66 46 100 (centrala) oziroma na druge številke posameznih uradov oziroma služb ali pošljejo elektronsko sporočilo na obcina@koper.si.
Odlok o začasnih ukrepih za zmanjšanje tveganja okužbe in preprečevanje širjenja nalezljive bolezni Covid-19 v upravnih zadevah po novem strankam omogoča elektronsko oddajo vloge tudi brez kvalificiranega elektronskega podpisa. Stranke se lahko v teh primerih identificirajo z uradno dodeljeno identifikacijsko številko, kot je EMŠO, davčno številko ali z drugim enoličnim identifikatorjem, ki ga za potrebe elektronskega poslovanja določi organ. Odlok poleg tega pristojnim organom v določenih primerih omogoča tudi, da iz ustne obravnave ali drugih procesnih dejanj izključijo zainteresirano javnost, omejijo pravico do pregledovanja dokumentov upravne zadeve v prostorih organa in da lahko odločbe, sklepe in druge dokumente vročijo v elektronske predale, tudi če ti niso varni elektronski predali.
